Datenschutzerklaerung für Mitglieder und Teilnehmer Sam Gamdschie e.V.

nach Art. 13 DS-GVO „Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person“

Sam Gamdschie e.V.

Verantwortlicher:

Name des Vereins: Sam Gamdschie e.V.

Straße, Nr.: Mühlenstraße 8

PLZ, Ort, Land: 53518 Adenau, Deutschland

Vereinsregister Nr.: 12282 Amtsgericht Koblenz

E-Mail Adresse: m.lebiger@gmx.de

Stand: 22.06.2018

1. Grundsätzliche Angaben zur Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

1.1 Diese Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten innerhalb unseres Vereins und der mit ihm verbundenen Funktionen und Inhalte auf. Die Datenschutzerklärung gilt unabhängig von einzelnen Veranstaltungen für alle Angebote des Vereins, an denen Personen teilnehmen können. Dies betrifft auch die Mitgliedschaft im Verein.

1.2 Bezüglich der verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

1.3 Die verwendeten Begrifflichkeiten wie „Mitglied“ oder „Teilnehmer“ sind generell geschlechtsneutral zu verstehen.

1.4 Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Mitglieder und Teilnehmer nur unter Einhaltung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Das bedeutet, dass die Daten der Mitglieder und Teilnehmer nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis verarbeitet werden. Dies geschieht insbesondere nur dann, wenn die Datenverarbeitung zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen (z.B. Bearbeitung von Anmeldungen zu Veranstaltungen) erforderlich, bzw. gesetzlich vorgeschrieben ist, eine Einwilligung der Mitglieder und Teilnehmer vorliegt oder aufgrund unserer berechtigten Interessen (z.B. Information über aktuelle Veranstaltungen des Vereins oder die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen).

1.5 Wir weisen darauf hin, dass die Rechtsgrundlage der Einwilligungen Art. 6 Abs. 1 lit. a. und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (z.B. Information über aktuelle Veranstaltungen des Vereins oder die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen) Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO ist.

2. Sicherheitsmaßnahmen

2.1 Wir treffen organisatorische, vertragliche und technische Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um sicherzustellen, dass die Vorschriften der Datenschutzgesetze eingehalten werden und um damit die durch uns verarbeiteten Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

3. Weitergabe von Daten an Dritte und Drittanbieter

3.1 Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Wir geben die Daten der Mitglieder und Teilnehmer an Dritte nur dann weiter, wenn dies z.B. auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO für Vertragszwecke, auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist (z.B. bei unserer Steuererklärung) oder auf Grundlage berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO an wirtschaftlichem und effektivem Betrieb unseres Vereins.

3.2 Sofern wir Subunternehmer einsetzen, um unsere Leistungen bereitzustellen, ergreifen wir geeignete rechtliche Vorkehrungen sowie entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen, um für den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu sorgen.

4. Kontaktaufnahme

4.1 Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per E-Mail) werden die Angaben des Mitglieds oder Teilnehmers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet.

5. Kategorien von personenbezogenen Daten und Zwecke der Verarbeitung

5.1 Wir erheben personenbezogene Daten zur Verwaltung unserer Mitglieder (Zwecke / Verarbeitungstätigkeiten: Vorstandsarbeit, Finanzbuchhaltung, Mitgliederverwaltung und Mitgliederkommunikation).

Diese Daten umfassen:

• Bestandsdaten (Namen, Geburtsdaten, Adressen)

• Kontaktdaten (Telefonnummern, E-Mail Adressen)

• Vertragsdaten (Zeitpunkt des Vereinseintritts, Protokolle von Vorstandswahlen, Protokolle von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen, Bankverbindungen, Zahlungsinformationen über Mitgliedsbeiträge)

• Inhaltsdaten (Texte, Fotografien, Videoaufnahmen)

5.2 Wir erheben personenbezogene Daten von Teilnehmern, die sich zu unseren Veranstaltungen anmelden (Zwecke / Verarbeitungstätigkeiten: Finanzbuchhaltung, Information über aktuelle Veranstaltungen des Vereins, Netzwerkpflege).

Diese Daten umfassen:

• Bestandsdaten (Namen, Geburtsdaten, Adressen)

• Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail Adressen)

• Vertragsdaten (Zeitpunkt der Anmeldung zu Veranstaltungen, Zahlungseingänge von Teilnahmebeiträgen, Unterschriften auf Einverständniserklärungen und auf AGB und Hausordnungen, Bankverbindungen für Zahlungsrückabwicklung)

• Inhaltsdaten (Texte wie Charakterbeschreibungen, persönliche Plot-Stränge, Fotografien, Videoaufnahmen)

5.3 Foto- und Videoaufnahmen: Die Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen (Anfertigung und Veröffentlichung) unserer Mitglieder und Teilnehmer erfolgt grundsätzlich nur mit deren explizitem, schriftlichen Einverständnis.

5.4 Unsere Einverständniserklärungen enthalten Informationen über:

• Den für die Verarbeitung von Daten Verantwortlichen (z.B. das Orga-Team)

• Das Datum der Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen

• Den Zweck der Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen (Werbung, Dokumentation, Illustration etc.)

• Die Veröffentlichungsart von Foto- und Videoaufnahmen (Internet, Vereinsrundschrift etc.)

• Rechtliche Grundlagen der Einverständniserklärung (Kunsturhebergesetz KUG)

• Informationen zum Widerruf von Einverständnissen

• Information über die Risiken einer Veröffentlichung im Internet

6. Rechte der Mitglieder und Teilnehmer

6.1 Mitglieder und Teilnehmer haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten über die personenbezogenen Daten, die von uns über sie gespeichert wurden.

6.2 Zusätzlich haben die Mitglieder und Teilnehmer das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Einschränkung der Verarbeitung und Löschung ihrer personenbezogenen Daten, sofern zutreffend, ihre Rechte auf Datenportabilität geltend zu machen und im Fall der Annahme einer unrechtmäßigen Datenverarbeitung, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

6.3 Ebenso können Mitglieder und Teilnehmer Einwilligungen, grundsätzlich mit Auswirkung für die Zukunft, widerrufen.

7. Löschung von Daten

7.1 Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten der Mitglieder und Teilnehmer nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten der Mitglieder und Teilnehmer, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

7.2 Nach gesetzlichen Vorgaben erfolgt die Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).

8. Widerspruchsrecht

Mitglieder und Teilnehmer können der künftigen Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

9.1 Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Mitglieder und Teilnehmer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Mitgliedern und Teilnehmer enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Mitglieder und Teilnehmer.

9.2 Die Mitglieder und Teilnehmer werden gebeten sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.